Gestionar grandes cantidades de documentos puede ser una de los grandes dolores de las empresas, por fortuna tenemos a la gestión documental, que es un conjunto de estándares o normas que se aplican para la correcta creación, recepción y organización de documentos de todo tipo.
La gestión documental es la base para los Sistemas de gestión documental o DMS (Document Management System en inglés) que se enfoca en el uso de la tecnología aprovechando todos sus ventajas para una gestión de documentos automatizada, que va desde la organización, captura, seguridad, digitalización, etiquetado y aprobación de documentos.
Dando como resultado objetivo muy específicos para los sistemas de gestión como:
- Todas las actividades que alteran la creación, recepción, acceso y preservación de documentos, deben estar coordinadas y controladas.
- Seguridad, custodia y recuperación de los documentos.
- Cumplimiento de las leyes de legislación, así como asegurar el óptimo funcionamiento de la organización.
✅ Beneficios y ventajas de un sistema de gestión documental
La gestión de documentos puede ser un infierno para las empresas si no tienen una buena gestión de documentos tantos físico como digitales, llegando a perder u olvidar donde habían guardado los documentos en los momentos más importantes. Pero los sistemas de gestión de documentos facilitan todo esto a las empresas.
Uno de los grandes beneficios de los sistemas de gestión documental, es que se pueden generar archivos, documentos por presentaciones, PDF, digitalización de documentos, documentos de textos, hojas de cálculo, etc.
Muchas empresas no disponen de los recursos o personas con el conocimiento para una gestión de documentos óptima, aquí entran en juegos los servicios de terceros.
Flexnet del Ecuador, es una prestigiosa empresa con más de 20 años de experiencia, especializada en sistemas de gestión documental, que cuenta con toda la infraestructura, para una gestión de documentos correcta y eficaz como:
- Almacenamiento/Repositorio para documentos y archivos: Los sistemas de gestión cuentan con un repositorio central para todos los documentos de la empresa u organización.
- Seguridad de documentos: Las políticas de seguridad son muy rigurosas y cuentan con un control de acceso por roles, por lo que solo usuarios autorizados pueden acceder a la información.
- Acceso eficiente a la información digitalizada, tanto para clientes como colaboradores: La tecnología agiliza todo el acceso a la información, haciéndolo casi inmediato a diferencia de como se hacía antiguamente, donde se gastaba mucho tiempo para poder localizar y gestionar el documento físico.
- Cajas estándar para almacenamiento de archivos masivo: Los archivos físicos están lejos de desaparecer, por lo que es necesario un correcto almacenamiento y perseveración de los documentos con cajas estándar.
- Codificación documental a nivel de caja y ubicación en rack: Organización más eficaz, con etiquetas, categorías, subcategorías y ubicación en racks para una localización de los documentos más rápida.
- Devolución de documentos originales según necesidad: En caso de necesitar los documentos para papeleos o demás actividades, serán devueltos para que los use según lo requiera.
- Gestión más ágil, menor tiempo y mayor eficiencia de costes: son algunas de las características que tienen los sistemas de gestión de documentos para brindar a las empresas.
Elegir un socio para la logística y distribución de tu empresa, es clave, y Flexnet del Ecuador es la mejor opción, con sus más de 20 años de experiencia.
Flexnet se especializa en:
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